Виды организационно распорядительных документов орд и признаки их классификации

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Читайте также:  Математика 6 класс виленкин самостоятельная работа признаки делимости

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

Источник

Понятие и классификация ОРД

Среди большого разнообразия видов деловых докумен­тов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключает­ся в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым ви­дом документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распоряди­тельного документа трактует следующим образом: «Вид

письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и ре­гулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должност­ных лиц» [3].

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приве­дены основные виды документов данной группы):

— организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

— распорядительная документация (приказы, распо­ряжения, постановления, решения, указания);

— информационно-справочная документация, которую в свою очередь можно условно подразделить на:

• оперативно-информационную (письма, телефонограм­мы, факсы и др.);

• справочно-информационную (акты, протоколы, док­ладные, служебные записки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управлен­ческой документации (ОКУД) в число ОРД включает до­кументы по личному составу (кадрам): заявления, лич­ные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на рабо­ту и др.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществля­ется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003, устанавливающего требования к оформлению ОРД с учетом новых требований к оформлению документов фе­деральных органов исполнительной власти, оговоренных Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [8].

При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

Бланки документов и их виды

Бланк документа — стандартный лист бумаги с нане­сенными на нем постоянными реквизитами, содержащи­ми необходимую информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов следует изготовлять на белой бу­маге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен, как уже было от­мечено выше, иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм —■ правое; 20 мм — верхнее и нижнее.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с располо­жением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе углового (рис. 3.1), так и продольного (рис. 3.2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позво­ляет сэкономить до 20% площади формата. Угловое рас­положение реквизитов более рационально для оформления документов, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и на­несения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, посколь­ку гриф утверждения также располагается в правом вер­хнем углу.

Бланки изготовляют типографским способом.

Для организации, ее структурных подразделений, дол­жностного лица установлены следующие виды бланков:

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых до­кументов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностно­го лица проектируют в том случае, если руководитель под­разделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций — получателей писем (рек­визит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распо­ряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на ос­нове общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количе­ство документов данного вида. Общий бланк при этом до­полняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Читайте также:  Объективные признаки нарушения правил дорожного движения

Общий бланк в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08,11,14.

Бланк письма в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в за­висимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необ­ходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Ограничительные отметки представляют собой отрез­ки прямой линии, уголки, крестики.

Образцы названных видов бланков изображены на рис. 3.3-3.10.

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ) Москва №

Рис. 3.3. Образец оформления общего продольного бланка организации

Рис. 3.4. Образец оформления общего углового бланка организации

И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ) Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132. Тел.: 206-35-31. Факс: 206-55-87 ОКПО 00018483, ОГРН 1047710027683, ИНН/КПП 7710474216/771001001 ___________ № _______________ На № _____________________ от__________________

Рис. 3.5. Образец оформления углового бланка письма организации

«ЭЛЕКТРОСВЯЗЬ» РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО пер. Братский, Ростов-на-Дону, 344082, тел.: (863) 244-26-11, 244-27-01, факс: 267-66-71, e-mail elect@donpac.ru ОКПО 02747280, ОГРН 1046600480759, ИНН/КПП 7607032410/717002003 ______________№ ______________ На №_________ от ________________

Рис. 3.6. Образец оформления продольного бланка письма организации

МВД России ГУВД г. Москвы Управление внутренних дел Юго-Восточного административного округа ОТДЕЛ ПО БОРЬБЕ С ЭКОНОМИЧЕСКИМИ ПРЕСТУПЛЕНИЯМИ Сормовский пр-т, д. 13. корп. 2, Москва, 109444 тел.: 709-23-60, факс: 317-90-72 ____________№______________ На № _______от ______________

Рис. 3.7. Образец оформления углового бланка письма структурного подразделения

ЗАО ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ НОРД ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА Профсоюзная ул., д. 82, Воронеж, 394007 Тел./факс: (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/7710010 ________________ №__________________ На № ________ от___________

Рис. 3.8. Образец оформления продольного бланка письма должностного лица

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО (РОСАРХИВ) Москва ________________________ ПРИКАЗ № ________________________

Рис. 3.9. Образец оформления бланка конкретного вида документа организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ АППАРАТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ

Рис. 3.10. Образец оформления гербового бланка общего назначения

Раздел 5. Документооборот и формы его организации

Тема 5.1 Организация документооборота. Работа с конфиденциальными документами.

1. Формы организации с документами.

2. Табель форм документов, применяемых в организации.

3. Работа с конфиденциальными документами.

Дата добавления: 2016-01-20 ; просмотров: 6913 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

Виды организационно – распорядительных документов (ОРД) и признаки их классификации

С их помощью оформляются управленческие решения, координируется взаимодействие подразделений и служб, распределяется ответственность между исполнителями и т.д.

Они носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения.

Итак, используемая документация охватывает все стороны жизнедеятельности организации.

Документы каждого вида классифицируются по ряду признаков:

по форме индивидуальные, типовые, трафаретные
по содержанию простые, сложные
по происхождению служебные, личные
по адресату входящие, внутренние, исходящие
по способам изготовления рукописные, печатные, типографские, электронные
по степени достоверности оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты
по срочности исполнения срочные, несрочные
по срокам хранения постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет

Данная классификация позволяет точнее определить особенности конкретного документа.

Документы организационные, распорядительные, по личному составу, справочно-информационные.

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Документ можно получить посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу и использование информации, являясь, по существу, ее носителем.

Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной и оперативной.

Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

Все формы управленческой деятельности отражают в документах, которые выступают способом и средством реализации функций, возложенных на аппарат управления.

Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

— финансирование и т.д.

Все функции аппарата управления реализуют с помощью документов, общих для всех организаций и предприятий.

В условиях увеличения объема информации и номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникает необходимость упорядочения потоков информации. Решают ее также с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления. Для этой цели разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам.

Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ 6.10Л-88. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.

Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.

Читайте также:  Повышенная кислотность как признак беременности

Требования к документам, изложенные в ГОСТе Р 6.30-97, применяют при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и т.д.).

Основные требования к оформлению документов базируются прежде всего на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации.

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов.

Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке.

Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер, т.е. функционируе

Источник

Классификация ОРД: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.

а) К организационным документам относятся: уставы, положения, инструкции, договор.

Например: Устав добровольного спортивного общества, устав железных дорог, ветеринарный устав и т.д. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами и подлежат государственной регистрации в установленном порядке.

Например: Общее положение о министерствах, структурного подразделения. Положения регламентируют деятельность должностных лиц. Индивидуальные положения создаются на основе типовых, они разрабатываются ми утверждаются вышестоящими органами управления. Положения и уставы являются сложными документами.

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Текст разделяется на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Начинается инструкция разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер, в ней используются распорядительные слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется». Текст инструкции излагается от 3-го лица. На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция. Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем

б) К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях, относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Текст приказа состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа.

Текст распорядительной части имеет повелительную форму изложения и начинается словами «приказываю».

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруется арабскими цифрами. В приказах по личному составу отражаются вопросы приема, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Оформляются приказы на специальном бланке или общем бланке организации и вступает в силу с момента его подписания. Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителями структурных подразделений.

Распоряжения издают руководители по вопросам частного характера, составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Ключевыми словами в тексте указания могут быть: «обязываю» или «предлагаю».

в) К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, заявление, протокол, телеграммы, телефонограммы.

Справки делятся на 2 группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживании и т.п.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией Фактов. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Виды писем: сопроводительное, письмо-просьба, письмо-напоминание, письмо информационное, рекламное письмо и т.д.

Виды: простые и сложные.

Простое заявление включает в себя один вопрос. Сложное заявление два или несколько вопросов с развернутой мотивировкой и перечнем документов, подтверждающих содержание текста.

Виды: простые (краткие), сложные (полные).

Простой протокол состоит из 2-х частей: «Слушали», «Постановили».

Текст сложного протокола состоит из 3-х частей: «Слушали», «Выступили», «Постановили».

Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной части указывается: фамилии присутствующих, отсутствующих, фамилии приглашенных, а также повестка дня со всеми вопросами на повестке дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Источник