По каким признакам и на какие группы делятся документы

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Документ классифицируется по различным признакам

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

— фото- и кинодокументы;

2. По содержанию документы подразделяются на:

— информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.));

— организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.));

— по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

— финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

— снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

4. По видам документы бывают:

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

Источник

Виды документов и их классификация

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности

Термин «делопроизводство» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются:

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

− характером и объемом компетенции учреждения;

− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);

− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

— государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

— унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

— отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.

Работа по унификации документов включает:

¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:

¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

— государственные стандарты (ГОСТ);

— отраслевые стандарты (ОСТ);

— республиканские стандарты (РСТ).

Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:

1. Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

2. Договорные (договоры, контракты, соглашения).

3. Информационные (официальные сообщения).

Документы классифицируются по следующим признакам:

− по личному составу.

2. По наименованиям:

Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.

3. По месту составления:

− внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);

− внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).

4. По степени сложности:

¾ простые (посвященные одному вопросу);

¾ сложные (охватывают несколько вопросов).

− индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;

− трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

− типовые, созданные для групп однородных предприятий;

Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

6. По степени срочности:

− срочные, требующие исполнения в определенный срок;

− несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

− официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;

− личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).

7. По степени подлинности:

− подлинные (составлены в 1 раз);

− копии (повторно составленные документы);

− выписки (отражают некоторые разделы);

8. По средствам фиксации:

10. По срокам хранения:

− с временным сроком (до 10 лет и более).

11. По степени гласности:

1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.

Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

№ реквизита Название реквизита
Реквизиты заголовочной части документа
Государственный герб Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации
Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Код формы документа
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Отметка о контроле
Реквизиты содержательной части документы
Заголовок к тексту
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Реквизиты оформляющей части документы
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документов и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Идентификатор электронной копии документа

На рис. 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на
формате А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границ зон на
формате А4 продольного бланка

Источник

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

19 марта, 2014

Виды документов и их классификация

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы :

по способу документирования;

по сфере использования;

по характеру содержания;

по месту составления;

по грифу ограничения доступа (степени гласности);

по юридической силе;

по форме изложения (степени унификации);

по срокам исполнения;

по срокам хранения;

по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

Читайте также:  Роды у мейн куна признаки начала и процесс родов

документы по труду;

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания :

первичные (содержащие исходную информацию);

вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления :

внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

открытые (несекретные документы);

с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе :

оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По&nbsp форме изложения (степени унификации):

индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

унифицированные (входящие в унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

срочные (с указанным сроком исполнения документа);

По срокам хранения различают документы:

временного хранения (до 10 лет);

долговременного хранения (свыше 10 лет);

По степени обязательности :

информационные (содержащие сведения и факты);

директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы :

организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

Источник

NT1301: Документационное обеспечение управления

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Источник

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться:

· по административным вопросам;

· подготовке и расстановке кадров;

· финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Контрольные вопросы к теме №2

1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

2. Какое определение понятия «документ» дано в законе «Об информатизации» и в ГОСТ 16487–83?

3. Как развивалось понятие «документ»?

4. Почему информационная функция присуща всем документам?

5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?

6. Почему документ полифункционален?

7. Какие способы документирования можете назвать?

8. Какие новые носители информации Вы знаете?

9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

10. Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать?

11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Основные понятия:

Унификация документов; стандартизация документов; реквизиты документа; бланк документа.

Унификация и стандартизация

Унификация документовустановление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает закон, а также государственные стандарты.

Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:

· форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

· виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

СТБ 6.38–2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

Читайте также:  Признаки минеральных вод имеют высокую

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

· 01 – Государственный герб Республики Беларусь;

· 02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 03 – код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

· 04 – код формы документа по ОКРБ 010–95;

· 05 – наименование вышестоящей организации;

· 06 – наименование организации;

· 07 – наименование структурного подразделения;

· 08 – почтовый адрес отправителя;

· 09 – коммуникационные и коммерческие данные;

· 10 – название вида документа;

· 12 – регистрационный индекс документа;

· 13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

· 14 – место составления или издания документа;

· 15 – гриф ограничения доступа к документу;

· 17 – гриф утверждения документа;

· 19 – заголовок к тексту;

· 20 – отметка о контроле;

· 21 – текст документа;

· 22 – отметка о наличии приложения;

· 24 – гриф приложения;

· 25 – гриф согласования документа;

· 28 – отметка об исполнителе;

· 29 – отметка о заверении копии;

· 30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· 31 – отметка о поступлении документа в организацию;

· 32 – отметка о переносе данных на машинный носитель.

Расстояние от левого поля в сантиметрах (кол-во знаков при плотности печати 10 зн./дюйм)
Левое Поле (0) 1,27 (5) (16) (24) (32) (40) (48) (56) Правое поле
Верхнее поле
Заголовочная часть документа 20- отметка о контроле 1–Государственный герб 15– гриф ограничения доступа 3–код организации
2– эмблема 17– гриф утверждения 4–код документа
5 – вышестоящая организация 16– адресат
6 – организация
7 – подразделение
8 – почтовый адрес
9– коммуникационные Данные 18 – резолюция
10– вид документа
11– дата 12–индекс
13– ссылка на индекс и дату
14– место издания документа
19– заголовок к тексту документа
Содержательная часть документа 21– текст 22– отметка о наличии приложений
Оформляющая часть документа 23– должность лица, подписавшего документ Подпись Расшифровка подписи
24 – гриф приложения 27– печать
25 – гриф согласования
28 – исполнитель
29 – заверение копии
30– отметка об исполнении 32 – отметка о переносе данных 31– отметка о поступлении
Нижнее поле
Рисунок 3.1 Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно условно разделить на три части:

1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты
1–20;

2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;

3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

Текст документа выполняется шрифтом Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 – один межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке – двумя-тремя интервалами.

Количество и значение стандартных положений табулятора приведено на рис. 3.1.

Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Реквизит 01. Государственный герб РБ помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

Реквизит 03. Код организации – проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной идентификации документа.

Реквизит 04. Код документа проставляют на бланке по ОКРБ 010–95 Унифицированные документы.

Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.

Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя.

Реквизит 09.Справочные данные об организации включают: номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11. Дата документа: реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Буква «г.» после цифр года не ставится.

Для финансовых и нормативных правовых актах используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01– 07/5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т.д.

Реквизит 16. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Республики Беларусь

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Белорусский текстиль»

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами, оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

документоведения и архивного дела

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Гомельская обл., Киреевский р-н,

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5–2 интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 17. Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

ЗАО «Белорусский текстиль»

Личная подпись И.В. Аненков

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Заседанием общего собрания

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 18.Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проектгенерального соглашения

с фирмой «Заречье»к 13.02.2001

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

Реквизит 19. Заголовок к тексту официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

Читайте также:  Укажите характерные признаки синдрома элерса данло

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 20. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 21. Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»).

Текст печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца, если текст не делится на подразделы.

Реквизит 22.Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу директора Института

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Комархива от 14.06.99 №02–4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2–4 интервала) от левого поля.

Реквизит 23. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

ОАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Никитенко

Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Никитенко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М.А. Лисицин

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Козлова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Дементьев

Члены комиссии Личная подпись К.М. Аршинова

Личная подпись С.П. Хитрунов

Личная подпись В.А. Малов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит 24.Гриф приложения располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа и в дательном падеже, его даты и номера. Например:

к приказу директора Института

Реквизит 25. Гриф согласования: Реквизит официального документа, располагаемый ниже реквизита «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Ректор Гомельского государственного

Личная подпись Г.Ф.Куцев

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Письмо Национальной академии Протокол заседания

наук Республики Беларусь Правления страховой

от 25.01.2001 №451–805 компании «Евразия»

Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

отдела Петроченко В.А. Петроченко

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

отдела Воробьев А.С. Воробьев

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.

Реквизит 28. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2–4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Петров 924 45 67 или Петров Иван Васильевич 924 45 67

При исполнении документов на ЭВМ данные дополняются именем файла, датой его создания и другими поисковыми данными.

Реквизит 29. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Хлебников С.А. Хлебников

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если копию документа представляется в другие организации или передают ее на руки. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.).

Реквизит 30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо №12/06–13 от 28.01.2000

В дело № 07–06. Исполнитель Подпись Б.Л. Осипов

Реквизит 31. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель». Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

Требования к бланкам документов

Форматы бумажных документов

Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А –основной, В и С – дополнительные.

Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.

Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т.д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит.

Исходный лист А1 имеет размеры – 840х594.

Делим большую сторону пополам – получаем формат А2 размером 594х420.

Источник

Adblock
detector