Авторский признак использовался при формировании дел

LearnManage

Меню сайта

Формирование дел как технологическая процедура документооборота

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки

Основанием для группировки документов по номинальному

признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному

признаку за основу берут их содержание, например:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:

Протокола испытаний ООО НПО «Энергосервис».

Для группировки переписки используется корреспондентский

признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка со службой социального обеспечения по вопросам назначения пенсий.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому

Переписка с ФГУЗ Омской области (запросы, ответы).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому

Ежемесячный отчет по гриппу.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела [1].

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Источник

Формирование дел

Исполненных документов в учреждении накапливается много. Чтобы в них можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы группируют в дела, т. е. раскладывают в отдельные папки.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, указания, акты, справки).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Напр.:

«Документы по вопросам повышения качества продукции» (акты, справки, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора («Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 2013 г.»).

Для группировки переписки используется корреспондентский признак, при этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса («Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 20013 г.»).

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку («Переписка с предпрятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции»).

Группировка документов за какой-либо период осуществляется по хронологическому признаку («Квартальные отчеты по основной деятельности предприятия»).

Планово-отчетные документы группируются в дело по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическим признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании документов в деле необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дело документы, оформленные в соответствии с государственными стандартами; запрещается оставлять в делах черновики и дублетные экземпляры документов;

— помещать в дело только исполненные документы;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

— группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

— группировать в дело документы одного календарного года, учебного года, за исключением «переходящих» дел, которые формируют в течение ряда лет или какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет, например: а) личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника; б) судебные дела; в) документы учебных заведений, которые формируют за учебный год; г) дела театров, характеризующие сценическую деятельность за период театрального сезона; д) истории болезней и т. п.;

— приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлять отдельный том (тома) данного дела;

— если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

Читайте также:  Непостоянный морфологический признак вопросительных местоимений

— самостоятельными делами являются также утвержденные планы, отчеты, сметы и т. п.; их группируют отдельно от их проектов; приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том;

— предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации, формируют отдельно от заявлений по личным вопросам; переписка

формируется, как правило, в пределах календарного года, учебного года, срока созыва и т. п.; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальным условием как при оформлении, так и при использовании и хранении дел.

Как правило, внутри дела документы располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.

Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, если на предприятии большие объемы документооборота, рекомендуется разделять на приказы по приему, перемещениям, увольнениям от приказов по командировкам, премированию сотрудников, так как сроки хранения у них различны (от 3-х до 75 лет).

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которым относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2000 г., составленный в 1999 г., должен быть отнесен к 2000 г., а отчет за 1999 г., составленный в 1999 г., к 1999.

Документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения.

Вопросы для самопроверки

1. По каким признакам формируются дела в организациях?

2. Какие существуют правила формирования документов в деле?

3. Сколько листов допускается подшивать в деле?

Источник

Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники оделять от копий;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Источник

Систематизация документов и формирование дел

Исполненные документы систематизируются для последующего хранения и ведения информационно-справочной работы. Потребность поиска документов прошлых лет вызывает необходимость их четкого распределения по определенным группам, называемым первичными комплексами, или делами. Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Под формированием дела понимается группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Читайте также:  Признаки беременности на ранем сроке

Формированию дела предшествует его оформление, предполагающее:

· оформление обложки дела (производится в день заведения дела) (рисунок 8);

· оформление внутренней описи дела (производится в день помещения в дело первого документа) (рисунок 9);

· оформление последующих томов дела (производится в день заведения очередного тома дела).

Последующее ведение дел включает нумерацию листов документов, помещенных в дела, ведение описей дел, а также дооформление дел при их закрытии (см. п. 11.7.3).

Рассмотрим далее порядок формирования и ведения дел организации.

При составлении заголовков делследует учитывать, что:

· заголовок должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, а также содержащие вводные слова и сложные обороты, не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела может включать следующие элементы:

· наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· наименование организации или ее структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документов, включенных состав данного дела;

· краткое содержание документов дела;

· название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Документы формируются в дела на основе следующих признаков:номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности, например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например: Протоколы заседаний аттестационной комиссии.

Ф. № _______ Оп. № _______ Д. № _______
Ф. № _______ Оп. № _______ Д. № _______

Рисунок 8 – Примерная форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Рисунок 9 – Примерная форма внутренней описи дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

В наименованиях дел, содержащих распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например: Приказы директора филиала по основной деятельности.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы заседаний экспертной комиссии организации.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например: Переписка с Юридическим колледжем о производственной практике студентов.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с поставщиками комплектующих изделий о корректировке планов поставок.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В то же врем в заголовке дела указывается наименование конкретного корреспондента, если переписка, сгруппированная в данном деле, ведется только с ним, например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы.

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения. Если же содержание дела касается какой-либо одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела в соответствии с данными принятой системы административно-территориального деления, например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара), об использовании архивных документов.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку, например: Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например: Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях в 2005 г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например: План по капитальным вложениям на 2005 г.

В заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела обычно употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в данном деле, например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

Читайте также:  Каковы основные признаки травматического шока

Употребление в заголовке дела конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а так вводных слов и сложных оборотов не допускается.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Внутри дела документы чаще всего располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются только исполненные документы;

2) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении);

3) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

4) раздельно группируются:

· документы постоянного и временного сроков хранения;

· подлинники и копии документов;

· годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

· утвержденные документы и их проекты;

5) документы, относящиеся к разрешению одного вопроса необходимо помещать в последовательности: входящий документ – контрольный экземпляр ответного документа, основной документ – приложения к нему – второстепенные документы относящиеся к разрешению этого же вопроса и т. д.;

6) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

7) запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), документы, подлежащие возврату, неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов;

8) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации);

9) в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более четырех сантиметров);

10) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При помещении в дела отдельных видов документов необходимо учитывать следующие особенности:

· документы органов коллегиального и единоличного управления организацией группируются раздельно (при этом протоколы и решения коллегии формируются отдельно от документов, использовавшихся в процессе подготовки к соответствующим протокольным мероприятиям) и располагаются в хронологическом порядке по номерам (прочие документы к протокольным мероприятиям, сгруппированные в отдельные дела, располагаются в них по номерам протоколов, в порядке возрастания последних);

· документы, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами;

· приказы по основной деятельности предприятия группируются отдельно от приказов по персоналу;

· подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются и дела вместе с приложениями в порядке их номеров;

· документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;

· приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения; при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), целесообразно группировать в отдельные дела;

· документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

· в личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

· плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2006 г., составленный в 2005 г., должен быть отнесен к 2006 г., а отчет за 2005 г., составленный в 2006 г., – к 2005 г.;

· поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

· предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

· лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

· переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.;

· обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются службой ДОУ, при децентрализованном – как структурными подразделениями, так и службой ДОУ.

Общий контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ (иное структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее ее функции).

Источник