Вопрос № 2. Признаки группировки документов в дела
Содержание
1. Правила оформления коммерческих контрактов
2. Признаки группировки документов в дела
3. Составление «докладной записки»
4. Список используемой литературы
Вопрос № 1. Правила оформления коммерческих контрактов
В ГК РФ перечислены 25 видов обязательств, которые оформляются посредством договора. Для каждого вида договора указываются свои нормы оформления. Для некоторых видов договоров указываются также подвиды, имеющие свои особенности. Например, купля-продажа может оформляться договором розничной купли-продажи, договором поставки товаров, договором поставки для государственных нужд, договором энергоснабжения, договором контрактации, договором продажи недвижимости, договором продажи предприятия.
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составлявшей проект.
Составными частями контракта являются:
-название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);
-дата, место составления, номер;
-наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);
-условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
-условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
-порядок сдачи-приема выполненных работ;
-ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
-гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
-переход права собственности и риски;
-порядок разрешения споров;
-юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
-подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
Текст внешнеторгового контракта необходимо оснащать значительно более широким набором гарантий исполнения той или иной стороной своих договорных обязательств, нежели текст контракта между физическими или юридическими лицами одной и той же государственной принадлежности (например, залог, задаток, аванс, банковская гарантия и т.п.).
Наименования сторон в договоре, страны их принадлежности, должны быть точными, без сокращений. Недопустимо использовать различного рода сокращения и аббревиатуры, если только это не общепризнанные наименования. Наименования сторон в договоре, страны их принадлежности, должны быть точными, без сокращений. Недопустимо использовать различного рода сокращения и аббревиатуры, если только это не общепризнанные наименования. При идентификации договаривающихся сторон точно указывают фирменные наименования, под которыми партнеры зарегистрированы в торговом (государственном) реестре страны принадлежности; их правовое положение (организационно-правовая форма), включая номер и тип лицензии на данный вид деятельности, юридический и фактический адреса. Контракт может быть пронумерован. Договор подписывается уполномоченными лицами, их подписи, как правило, скрепляются печатями.
Договоры, составляемые на основе гражданского права, касаются не только предприятий, учреждений и организаций, но и банков (так как не существует специального банковского законодательства). Особенности оформления банковских договоров определяет то, что в деятельности банка деньги сами выступают как товар. Так к работе банка имеют прямое отношение такие договоры, как договоры банковского счета и банковского вклада, кредитный договор и т.д.
Контракты являются документами, подлежащими утверждению, также на них ставится гербовая печать.
Действительно, чрезвычайно важно правильное оформление коммерческих контрактов. При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов. Ведь, как гласит статья 431 Гражданского Кодекса, при толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений.
Вопрос № 2. Признаки группировки документов в дела
В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.
Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.
Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.
Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов.
Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.
Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет.
Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел.
Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.
Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:
Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.
Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.
Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.
Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.
Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения), примерные и типовые.
Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.
Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.
Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы, лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.
В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.
Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах:
первый – хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
второй – в государственном архиве;
третий – в ведомственном архиве;
четвертый – рабочий экземпляр.
Сводная номенклатура дел составляется для крупных фирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения.
Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
Дата добавления: 2019-07-15 ; просмотров: 227 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник
Вопрос № 2. Признаки группировки документов в дела
В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.
Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.
Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов.
Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.
Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет.
Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел.
Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.
Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения), примерные и типовые.
Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.
Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.
Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы, лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.
Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах:
Сводная номенклатура дел составляется для крупных фирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения.
Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
Источник
Признаки группировки документов в дела и требования по оформлению дел
В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.
Так же она может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру могут применять вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долгого срока хранения, также используют номенклатуру дел.
Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для ее составления и оформления используется нормативно-методическая документация. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка в дела происходит по следующим признакам:
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные( для определенной фирмы, подразделения фирмы), примерные и типовые.
Типовые и примерные номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Она составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводство в данном подразделении.
Составляется в четырех экземплярах:
Сводная номенклатура дел составляется для крупных и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделения.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит изменению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
Формирование исполненных док-ов в дела организаций осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренные в основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГСОТ 17914-72 « Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования».
Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнительный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел:
При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:
Формирование документов дела начинается с начала производственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona». В организациях дела, как правило. Формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив. Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.
Источник
Авторский признак
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4-х сантиметров.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым относятся.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные их экземпляры и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группи-
руются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководства предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за докумен- том-запросом.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
Источник
Принципы систематизации документов внутри дел
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу, изымают лишние экземпляры, черновики
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).
2) номинальный (нумерационный),
3) предметно-вопросный (вопросно-логический),
4) алфавитный (авторский, корреспондентский),
1) Основной принцип систематизации документов— хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Этот принцип используется в качестве определяющего, когда необходимо разделить документы по временным периодам (по кварталам или месяцам), например: Отчеты об отгрузке товаров за январь 2008 г.
2)Номинальный (нумерационный)принциппредполагает разделение документов, имеющих порядковую нумерацию, по видам – приказы, сводки, акты, протоколы, квитанции, накладные и т.п. Такая систематизация совпадает с хронологическимрасположением документов.
3)Предметно-вопросный (вопросно-логический) признак позволяет распределять документы по делам, исходя из направленности их содержания. Так, в разные дела выделяют документы по вопросам материального и финансового обеспечения, по планированию научно-технического развития и по планированию основной производственной деятельности, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу и т.д.
4) При алфавитнойсистематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных организаций, предложения, заявления, жалобы граждан и др. При этом возможны:
корреспондентский– распределение по делам документов, направленных на имя одного адресата: должностного лица, организации и др.,
географический – распределение по разным делам документов, поступающих из различных населенных пунктов, регионов (или, напротив, направляемые в них). Например: Переписка с техникумами г. Калуги об организации летнего отдыха учащихся. Этот принцип по сравнению с вышеперечисленными используется реже.
5) Если число и состав корреспондентов достаточно стабильны, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования дел, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т.д.), относящиеся к одной организации.
Например: Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием «Заря» за 2008 год.
При классификации документов, как правило, используется несколько принципов.
Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Они могут варьироваться и комбинироваться.
Например: Приказы директора театра за 2008 год (номинальный, авторский, хронологический).
Лицевые счета сотрудников и другие документы по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах обычно размещают в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов дела;
· личный листок о приеме на работу;
· личный листок по учету кадров (или анкета);
· копии документов об образовании;
· выписки из приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· другие документы, относящиеся к данному лицу.
Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Документы ограниченного доступа с графами «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль» и т.д. формируют отдельно от остальных документов предприятия.
Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельные дела. Если они утверждены распорядительным документом и являются приложением к нему, то группируются вместе с указанным документом.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные листы группируют отдельно от их проектов. Они хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например бизнес-план на 2005-2009 гг. будет находиться в деле 2005 года.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу и кадровых приказов.
Протоколы разных коллегиальных органов формируются в разные дела (по хронологии и порядку номеров), например, протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров акционерного общества.
Коммерческие контракты между предприятиями также хранятся отдельно от трудовых контрактов (договоров) с работниками предприятия.
Квитанции, счета, наряды, накладные размещают внутри дела в порядке номеров.
Источник
